In den kommenden Monaten werden wir gemeinsam mit Ihnen einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienz gehen: Wir stellen auf E-Rechnungen um. Dies bedeutet, dass wir Ihnen zukünftig Rechnungen in einem strukturierten, elektronischen Format bereitstellen werden.

Die Umstellung ist nicht nur Teil unserer Strategie zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse, der Empfang von E-Rechnungen wird ab dem 01. Januar 2025 durch das Wachstumschancengesetz grundsätzlich zur Pflicht. Dennoch möchten wir Ihnen einen reibungslosen Übergang gewährleisten und stellen erst nach Ihrer Zustimmung auf E-Rechnungen um.

• Zeitnahe und garantierte Zustellung: Die Rechnungen werden umgehend per E-Mail versendet, wodurch Verzögerungen in der Zustellung minimiert werden.

• Schnelligkeit und Effizienz: Rechnungen können sofort elektronisch erfasst und automatisiert im Buchhaltungssystem weiterverarbeitet werden, was den Arbeitsablauf beschleunigt.

• Umweltschutz: Der Verzicht auf Papier schont Ressourcen und trägt zur Reduktion von Abfall bei.

• Fehlerreduktion: Manuelle Eingabefehler werden vermieden, da die Rechnung digital vorliegt und automatisch verarbeitet wird.

• Transparenz und Nachverfolgbarkeit: E-Rechnungen sind in einem digitalen Archiv organisiert und jederzeit leicht auffindbar, was eine verbesserte Übersicht und Nachverfolgbarkeit gewährleistet.

• Rechtssicherheit: E-Rechnungen entsprechen allen gesetzlichen Vorgaben.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format (z.B. ZuGFeRD, XRechnung) ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Sie ersetzt die klassische Papierrechnung und ermöglicht eine direkte Verarbeitung in den Systemen der Empfänger.

Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung: Eine PDF-Datei ist nur eine bildhafte Rechnung. Sie enthält keine strukturierten Daten und gewährleistet daher keine automatisierte elektronische Weiterverarbeitung.

Warum stellen wir auf E-Rechnungen um?

Die Umstellung auf E-Rechnungen ist ein zentraler Schritt zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Sie spart Kosten, reduziert Fehler und ist umweltfreundlich. Zudem entspricht sie den aktuellen gesetzlichen Anforderungen.

Was ändert sich für Sie?

Sie erhalten Ihre Rechnungen zukünftig in einem für Sie lesbaren PDF-Dokument mit einem integrierten Datensatz, welcher sofort elektronisch erfasst und automatisiert in Ihrem Buchhaltungssystem weiterverarbeitet werden kann, ohne die Daten manuell in Ihr System einpflegen zu müssen.

Wie wird die E-Rechnung zugestellt?

Die E-Rechnung wird Ihnen zukünftig per E-Mail zugestellt. Zudem können sie die Rechnung nach der Anmeldung in unserem Online-Shop als Download unter "Belege" abrufen.

Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht gilt nicht für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Diese können weiterhin als sogenannte „sonstige Rechnungen“ übermittelt werden, also bspw. in Papierform.

Sonstige Rechnungen: Unter den Begriff „sonstige Rechnungen“ fallen ab dem 1. Januar 2025 Papierrechnungen und Rechnungen, die in anderen elektronischen Formaten (PDF etc.) versendet werden.

Ab wann gilt die Verpflichtung zur E-Rechnung für B2B-Geschäfte in Deutschland?

Die Verpflichtung zur E-Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland wird schrittweise eingeführt. Ab dem 1. Januar 2025 müssen grundsätzlich alle Unternehmen (auch Kleinunternehmer) in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Der Versand von E-Rechnungen wird ab dem 1. Januar 2025 ebenfalls für alle Unternehmen zur Pflicht, allerdings wird es Übergangsregelungen geben.

Welche Übergangsfristen gelten für den Versand von E-Rechnungen für B2B-Geschäfte in Deutschland? 

Was unterscheidet die XRechnung von anderen E-Rechnungsformaten?

Die XRechnung ist ein spezifisches Format für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor in Deutschland. Im Gegensatz zu anderen Formaten, wie z.B. ZUGFeRD, legt die XRechnung besonderen Wert auf Datenvalidierung und Interoperabilität. Sie basiert auf XML und ermöglicht eine maschinelle Verarbeitung ohne manuelle Eingriffe. Während ZUGFeRD eine Hybridlösung aus PDF und XML bietet, ist die XRechnung rein XML-basiert, was eine effizientere Datenverarbeitung und -übertragung zwischen Behörden und Unternehmen fördert und das Risiko von Diskrepanzen zwischen zwei unterschiedlichen Formaten verhindert.